1. 処理の目的
運営者は以下の目的のためにのみ個人情報を処理します。目的が変更された場合は、PIPA第18条に基づき別途同意を取得するなど必要な措置を講じます。
- 会員登録とテナント設定：登録申請の確認、管理者の本人確認、会社ワークスペース（テナント）の作成および登録案内の連絡
- サービス提供：サインインと権限管理、利用者が要求した機能の実行（AI Agentチャット、ワークフロー自動化、電子決裁、文書、メール、カレンダー）
- 導入相談：相談申請の確認と連絡、相談に必要な案内
- サポートと通知：問い合わせ対応、サービス運営に必要な通知（障害、セキュリティ、利用規約の変更）
- 信頼性とセキュリティ：不正利用防止、アクセスログの保管、障害分析
- （同意いただいた場合のみ）製品ニュースおよびパイロットプログラムのメール送信
2. 処理する個人情報の項目
| 区分 | 項目 | 収集方法 |
|---|---|---|
| 登録申請 | 会社名、事業者登録番号、管理者メールアドレス、管理者名 | 登録申請フォーム |
| アカウント | 名前、メールアドレス、パスワード（一方向ハッシュ保存）、テナントおよび役割 | 登録・招待承諾画面 |
| 相談 | 必須：名前、会社名、携帯番号、メールアドレス／任意：役職、関心分野、メッセージ | 相談申請フォーム |
| サービス利用中に顧客が入力する情報 | メンバーの名前、メール、部署、役職、職級、社員番号、連絡先；業務文書；AI Agentの会話内容；決裁・業務記録 | 顧客の管理者およびメンバーが入力 |
| 連携サービス（利用者が接続した場合のみ） | メール（ヘッダー、本文、添付ファイル）、カレンダーイベント、ファイル、連携アカウントのメールアドレス、アクセス・トークン | Google、MicrosoftなどのAPI（利用者の承認による） |
| 自動生成情報 | IPアドレス、ブラウザ・デバイス情報、アクセス日時、利用記録、クッキー | サービス利用中に自動生成 |
顧客がサービスに入力するメンバー情報および業務データは顧客が個人情報管理者であり、運営者は顧客から処理を委託され、顧客の指示および契約範囲内でのみ処理します。
3. 処理および保有期間
運営者は法令に定められた保有期間または情報主体の同意を得た期間内で個人情報を処理・保有し、その期間終了後は速やかに破棄します。
- 登録申請情報：登録処理完了または申請撤回まで
- 会員アカウント情報：退会または顧客契約終了まで
- 相談申請情報：相談終了後1年間（早期削除希望があれば即時破棄）
- 顧客が入力したデータ：顧客契約期間中。終了後は顧客がエクスポート可能な期間を設けて破棄
- 連携サービスのトークン：利用者が連携解除またはアカウント削除まで
- サービス接続記録：3ヶ月（通信秘密保護法）
- 有料利用時の契約・支払記録：5年、消費者苦情・紛争処理記録：3年（電子商取引等における消費者保護法）
4. 個人情報の第三者提供
運営者は第1項の目的の範囲内でのみ個人情報を処理し、情報主体の同意がある場合または法令に特別な規定がある場合（PIPA第17条・第18条）を除き第三者に提供しません。現在、第三者提供はありません。
5. 個人情報処理の委託
運営者は円滑なサービス提供のため、以下のとおり個人情報処理業務を委託しています。委託契約では目的外の処理禁止、技術的・管理的保護措置、再委託制限、管理・監督、損害賠償責任を定め、委託先の個人情報の安全な処理を監督しています。
| 委託先 | 委託業務 |
|---|---|
| Microsoft Corporation (Microsoft Azure) | ホスティング、データベースおよびファイル保存、秘密情報保管（Key Vault）、バックアップ |
| Anthropic, PBC | Claudeモデルを使用した、利用者が依頼したAI機能（チャット応答、文書の草案作成および分析） |
| OpenAI, L.L.C. | AI応答（お客様がこれらのモデルを選択・許可した場合） |
| Google LLC (Gemini API) | AI応答（お客様がこれらのモデルを選択・許可した場合） |
| Perplexity AI, Inc. | 利用者が依頼したウェブリサーチ検索（検索クエリ） |
| Imply Data, Inc. | サービスの観測（障害分析のためのログおよびトレース） |
お客様が独自のAIモデルキー（BYOK）を登録した場合、そのリクエストはお客様が契約したプロバイダーにお客様のアカウントで送信されます。処理者または委託業務が変更された場合は、遅滞なく本方針を更新いたします。
6. 利用者が接続する外部サービス
利用者が接続を承認した場合にのみ、これらのサービスのAPIを通じてお客様のアカウントのデータを読み書きします。接続はサービスの「接続」画面または各サービスのアカウント設定からいつでも解除可能です。
| サービス | 範囲 | 用途 |
|---|---|---|
| Google (Gmail, Google Calendar, Google Drive) | メールの読み取り・送信・整理、予定の読み書き、ファイルの読み書き | メールボックス、カレンダー、ファイルエクスプローラーおよび利用者の依頼を実行するAI Agent |
| Microsoft (Outlookメール・カレンダー、OneDrive — Microsoft Graph) | メールの読み取り・送信、予定の読み書き、ファイルの読み書き | 同様 |
| Box | ファイルの読み書き | ファイルエクスプローラーおよび同期 |
7. Google APIサービスユーザーデータポリシー（Limited Use）
サービスがGoogle APIから受け取った情報の使用および他アプリへの転送は、Limited Use要件を含むGoogle APIサービスユーザーデータポリシー（https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy）に準拠します。
- Gmail、Google Calendar、Google Driveのデータは、画面上で表示される機能やAI Agentへの依頼機能（メールの読み取り・要約・返信案作成・送信、予定の確認・追加、ファイルの開閉）提供のみに使用します。
- これらのデータを広告（パーソナライズ広告、リターゲティング、興味ベース広告を含む）に使用せず、販売もしません。
- これらのデータを一般的なAIや機械学習モデルの開発・改善・学習には使用しません。依頼された機能実行のためAIモデル提供者に渡す場合も、その目的に限定し、提供者が入力データをモデル学習に使用しないAPI条件でのみ提供します。
- 本人の明示的同意がある特定データ、セキュリティ目的（悪用調査等）、法令遵守のため必要な場合、または匿名化・集計して内部運用に使用する場合を除き、人間がこのデータを閲覧することはありません。
- ユーザー向け機能の提供・改善（利用者対象機能に限定）、セキュリティ、法令遵守のために必要な場合を除き、このデータを第三者に提供しません。
8. 個人情報の国外移転
サービスのサーバーおよびデータベースはMicrosoft Azureの韓国中部（Korea Central）リージョンにあります。ただし、以下の処理のために個人情報が国外に移転されます（個人情報保護法第28条の8）。移転は該当機能の利用時に暗号化通信（TLS）で行われます。
| 移転先（連絡先） | 国名 | 移転項目 | 目的・保有期間 |
|---|---|---|---|
| Anthropic, PBC (anthropic.com/legal/privacy) | アメリカ合衆国 | AI機能のリクエスト内容（会話、文書、メールおよび利用者が含めたその他のデータ） | AI応答の生成／プロバイダーの方針に基づく短期間の保管後に削除 |
| OpenAI, L.L.C. (openai.com/policies/privacy-policy) | アメリカ合衆国 | 同様（これらのモデルを選択・許可した場合） | 同じ |
| Google LLC (policies.google.com/privacy) | アメリカ合衆国 | 同じ（Geminiモデルを選択・許可した場合） | 同じ |
| Perplexity AI, Inc. (perplexity.ai/hub/legal/privacy-policy) | アメリカ合衆国 | ウェブリサーチの検索クエリ | 検索結果の提供／提供者のポリシーに従う |
| Imply Data, Inc. (imply.io/privacy-policy) | アメリカ合衆国（処理地域は契約に準ずる） | サービスログ・トレース（内部ユーザー識別子、リクエスト記録） | 障害分析／運営者が定めた保管期間 |
| Google LLC、Microsoft Corporation（利用者が接続した場合） | アメリカ合衆国および各提供者のデータセンター | 利用者が送信するメール・イベント・ファイル | 利用者のリクエストの実行／利用者アカウント設定に従う |
情報の国外移転を希望しない場合は、該当するAIモデル・リサーチ・外部サービス連携を使用しないようお客様の管理者に依頼いただくか、運営者にお問い合わせください。その場合、該当機能はご利用いただけません。
9. 個人情報の破棄手続きと方法
保有期間が終了するか目的が達成された個人情報は、遅滞なく破棄します。別の法令により保存が必要な場合は、他の個人情報と分離して保管します。
- 電子ファイル：復元できない方法で削除（データベース行削除、ストレージオブジェクト削除、バックアップは保管期間終了時に上書き）
- 紙文書：裁断または焼却
10. 情報主体および法定代理人の権利・義務とその行使方法
情報主体はいつでも運営者に対し、個人情報の閲覧、訂正・削除、処理停止、同意撤回を求めることができます。書面またはメール（[運営者情報の設定が必要]）でご依頼いただければ、遅滞なく（10日以内に）対応いたします。代理人による請求の場合は委任状の提出が必要です。
お客様が入力した会員情報はお客様が個人情報管理者であるため、運営者はご依頼を受けた際にお客様に転送し、お客様の対応を支援します。
法令で収集が義務付けられている情報は削除できず、他者の権利を侵害する恐れがある場合は閲覧や処理停止が制限されることがあります。
11. 個人情報の安全管理措置
- 管理的措置：内部管理計画の策定・実施、個人情報取扱者の最小化および教育
- 技術的措置：通信経路の暗号化（TLS）、パスワードの一方向ハッシュ化、外部サービスのトークン・APIキーの暗号化保管（AES-256-GCM、キーはクラウドキーボールトに保管）、テナントごとのデータ分離、役割に基づくアクセス制御
- 記録管理：データ変更、決裁、権限使用の記録を改ざん検知可能な監査ログで保管
- 物理的措置：クラウド事業者（Microsoft Azure）のデータセンターへの入退室管理
13. 個人情報保護責任者
運営者は個人情報の処理業務を総括し、関連する苦情処理や被害救済のために個人情報保護責任者を指定しています。
- 個人情報保護責任者: [運営者情報の設定が必要]
- 連絡先: [運営者情報の設定が必要]
14. 権益侵害の救済方法
個人情報侵害の救済を受けるには、以下の機関に紛争解決や相談を申し込むことができます。
- 個人情報紛争調整委員会: 1833-6972, www.kopico.go.kr
- 個人情報侵害申告センター（KISA）: 118, privacy.kisa.or.kr
- 大検察庁: 1301, www.spo.go.kr
- 警察庁: 182, ecrm.police.go.kr
15. 個人情報処理方針の変更
この方針は[運営者情報の設定が必要]から適用します。内容の追加・削除・修正がある場合は、施行7日前（利用者の権利に重大な変更は30日前）からサービス画面でお知らせします。
16. EU・英国の利用者向けの追加案内(GDPR)
この節は、欧州連合(EU)・欧州経済領域(EEA)・英国にいる方の個人データを処理する際に、一般データ保護規則(GDPR, Regulation (EU) 2016/679)と英国 GDPR に基づいて追加でお知らせする内容です(GDPR 第 3 条・第 13 条・第 14 条)。第 1〜15 節とあわせて適用され、内容が異なる場合はデータ主体にとってより保護的な内容に従います。
16-1. 管理者(コントローラー)と処理者(プロセッサー)
| 対象データ | 役割 | 説明 |
|---|---|---|
| 会社(顧客)がサービスに入力するメンバー情報・業務データ | 会社 = 管理者 · 運営者 = 処理者 | 会社が処理の目的と手段を決め、運営者は会社の文書化された指示とデータ処理補遺(DPA)に従ってのみ処理します(GDPR 第 28 条)。 |
| 利用申し込み・導入相談・ログインアカウント・ウェブサイト利用記録 | 運営者 = 管理者 | 運営者がサービス運営のために直接処理します。 |
会社のメンバーは、所属する会社に権利を行使するのが最も早い方法です。サービスの「アカウント設定・マイデータ」から送った請求は会社の管理者に届き、運営者は会社の対応を技術的に支援します。
16-2. 処理の目的と法的根拠(GDPR 第 6 条)
| 処理の目的 | 法的根拠 |
|---|---|
| アカウント作成・ログイン・依頼された機能の提供(AI Agent・電子決裁・文書など) | 契約の履行(第 6 条第 1 項 (b)) |
| 会社のメンバーデータの処理(会社が管理者) | 会社が定める根拠 — 通常は雇用契約の履行 (b) · 法的義務 (c) · 正当な利益 (f) |
| セキュリティ・不正利用の防止・アクセス記録・監査記録 | 正当な利益(第 6 条第 1 項 (f)) · 法的義務 (c) |
| 法定保存(会計・税務・労務の記録) | 法的義務(第 6 条第 1 項 (c)) |
| 導入相談への対応 | 契約締結前の求めに応じた措置 (b) · 正当な利益 (f) |
| 製品ニュースのメール(任意) | 同意(第 6 条第 1 項 (a)) — いつでも撤回できます(第 7 条第 3 項) |
正当な利益に基づく処理には異議を述べる権利があります(第 21 条)。
16-3. 保存期間
保存期間は第 3 節と同じです。会社データの保存期間は会社が定め、会社の管理者は「個人情報管理」で AI メモリー・請求記録・エクスポートファイルの保存期間を設定できます。法定保存期間が残っている記録は他のデータと分けて保管し、期間が終わると破棄します。
16-4. 受領者と再委託先(サブプロセッサー)
| サブプロセッサー | 処理内容 | 所在地 |
|---|---|---|
| Microsoft Corporation (Azure) | サーバー・データベース・ファイル保存・鍵の保管・バックアップ | 大韓民国(Korea Central) |
| Anthropic, PBC | AI モデル(Claude)の応答生成 | 米国 |
| OpenAI, L.L.C. | AI モデルの応答・音声の書き起こし(会社が許可した場合) | 米国 |
| Google LLC (Gemini API) | AI モデルの応答(会社が許可した場合) | 米国 |
| Voyage AI, Inc. | ナレッジ検索用の文書埋め込み(ベクトル)の生成 | 米国 |
| Together Computer, Inc. (Together AI) | オープンウェイト AI モデルの実行(設定した場合) | 米国 |
| Perplexity AI, Inc. | ウェブリサーチの検索語の処理 | 米国 |
| Imply Data, Inc. | サービス運用の監視(ログ・トレース) | 米国(契約によるリージョン) |
| Kakao Corp. | 住所検索ウィンドウ(住所検索を押したときだけ読み込み) | 大韓民国 |
AI モデル提供者には、依頼された作業に必要な内容(質問と、その作業に使う文書・メール・業務記録の該当部分)だけを送ります。住民登録番号・カード番号などは、ファイルのアップロードやナレッジ索引への登録の前に伏せます。提供者の API 規約により、入力データはモデルの学習に使われません。会社が独自のキー(BYOK)を登録した場合は、会社が契約した提供者のアカウントに送られます。
利用者が自分で連携した Google・Microsoft・Box などは第 6 節のとおりです。サブプロセッサーを追加・変更する場合はこのポリシーとデータ処理補遺で事前にお知らせし、会社は異議を述べることができます。
16-5. 国外移転
- EU・EEA → 大韓民国: 欧州委員会は 2021 年 12 月 17 日、大韓民国が十分な保護水準を確保していると決定しました(Commission Implementing Decision (EU) 2022/254、GDPR 第 45 条)。サービスの主な保存先(Azure Korea Central)への移転はこの十分性認定に基づきます。
- 英国 → 大韓民国: 英国の大韓民国十分性規則(The Data Protection (Adequacy) (Republic of Korea) Regulations 2022)に基づきます。
- 大韓民国 → 米国などのサブプロセッサー: 提供者が EU-米国データプライバシーフレームワーク(DPF、2023 年 7 月 10 日の十分性認定)の認証を受けていればその決定に、そうでなければ欧州委員会の標準契約条項(SCC、Commission Implementing Decision (EU) 2021/914、第 46 条第 2 項 (c))と補完的措置(通信の暗号化・最小限の送信)に基づきます。韓国「個人情報保護法」第 28 条の 8 の国外移転要件もあわせて守ります。
- 移転の保護措置の写しは 16-8 節の連絡先に請求できます。
16-6. データ主体の権利(GDPR 第 15 条〜第 22 条)
- アクセス(第 15 条) — 処理中の個人データとその写し
- 訂正(第 16 条) — 誤った情報・不足した情報の訂正
- 消去(第 17 条) — 処理を続ける根拠がなくなったとき
- 処理の制限(第 18 条) — 争いが解決するまで保管のみ
- データポータビリティ(第 20 条) — 機械可読形式(JSON)で受け取る
- 異議(第 21 条) — 正当な利益に基づく処理に対して
- 自動化された決定に服さない権利(第 22 条)
- 同意の撤回(第 7 条第 3 項) — 撤回前の処理の適法性には影響しません
行使方法: サービスの「アカウント設定・マイデータ」(ログイン後、上部の地球アイコンのメニュー)でデータをすぐにダウンロードしたり請求を送ったりできます。メール([運営者情報の設定が必要])でも請求できます。本人確認のうえ受付から 1 か月以内に回答し、複雑な場合や請求が多い場合は理由をお知らせして最大 2 か月延長することがあります(第 12 条第 3 項)。請求は無料です(第 12 条第 5 項)。
消去を請求されても、法令で保存義務がある記録(会計・税務の帳簿と証憑、労働者名簿などの労務記録)は、保存の理由と期間をお知らせしたうえで分けて保管し、期間が終わると破棄します(第 17 条第 3 項 (b))。
16-7. 自動化された意思決定と AI
サービスのAI Agentは起案、要約、分析、シミュレーションを作成します。人事評価、採用、承認など法的または同等に重要な影響を与える決定は常に人が行い、AI単独で決定することはありません（GDPR第22条、PIPA第37条の2）。人事評価には事前に公開された集計指標のみを使用し、結果に異議を申し立てて人による再検討を求めることができます。
16-8. 連絡先と代理人
個人情報に関するお問い合わせと権利行使: [運営者情報の設定が必要]
会社のメンバーのデータについては、所属する会社(管理者)の個人情報担当者に問い合わせるのが最も早い方法です。
16-9. 監督機関に苦情を申し立てる権利(GDPR 第 77 条)
- EU・EEA: 居住地・勤務地・侵害発生地の加盟国の監督機関 — 一覧 https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en
- 英国: 情報コミッショナー事務局(ICO) https://ico.org.uk
- 大韓民国: 個人情報保護委員会 https://www.pipc.go.kr と第 14 節の機関
16-11. セキュリティと侵害の通知
第 11 節の措置に加え、監査記録に残す値からメールアドレス・電話番号などを記録前に伏せます(GDPR 第 5 条第 1 項 (c)・第 25 条)。個人データの侵害を把握した場合は会社(管理者)に遅滞なく知らせ、運営者が管理者である処理では 72 時間以内に監督機関に通知し(第 33 条)、データ主体に高いリスクがある場合は遅滞なく本人に知らせます(第 34 条)。韓国「個人情報保護法」第 34 条に基づく通知・届出(72 時間)もあわせて行います。
運営者情報
- 運営者(法人名)
- 아이오니스 주식회사
- 代表者
- 박성진
- 事業者登録番号
- 516-87-03503
- 住所
- 서울특별시 강남구 영동대로 602, 6층 피148호(삼성동, 삼성동 미켈란 107)
- お問い合わせメール
- [運営者情報の設定が必要]
- 電話
- [運営者情報の設定が必要]